3.3 MANUAL DE ORGANIZACIONES

CONCEPTO

Es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, características, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organización, así también un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad. Proporciona información a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización.

IMPORTANCIA

·         Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación.

·         Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia

·         Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones.

ELABORACION

·         Se creara un equipo técnico para la elaboración del MOF

Constitución del equipo técnico Revisan y verifican conclusiones del análisis de los puestos con respecto a sus actividades y deberes. Implica un esfuerzo común entre el equipo técnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.

El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo: Se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación. Se toma en cuenta la experiencia laboral el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.

1º Análisis de Jerarquización

2º Análisis desde los objetivos institucionales

3º Elaborar la descripción del puesto:

4º Revisión del análisis con los participantes:

5º Llenar los formatos del MOF

DESCRIPCION DEL PUESTO

 IDENTIFICACION

FUNCION BASICA

FUNCIONES ESPECÍFICAS, ACTIVIDADES Y TAREAS

FACTORES DE EVALUACION COORDINCION

SUPERVISION

CONDICIONES DE TRABAJO

PERFIL DEL PUESTO

COMPETENCIAS

 

ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación, la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, como los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.

Se debe acompañar por el Manual de Organización y Funciones (MOF) la necesidad de esto radica en que no podemos señalar en un pliego todo lo que cada departamento o sección debe hacer; es decir, el organigrama te muestra las funciones generales (primarias) de los departamentos y secciones, mientras que el MOF, las funciones específicas de dichas generales e incluso los procedimientos más adecuados y eficientes.

CLASES DE ORGANIGRAMAS

POR SU FINALIDAD:  se divide en cuatro tipos de organigramas:

·         Informativo

·         Analítico

·         Formal

POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

·         Generales

·         Específicos 

POR SU CONTENIDO:  Se divide en tres tipos de organigramas:

·         Integrales

·         Funcionales                           

·         De puestos, plazas y unidades

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Se divide en cuatro tipos de organigramas:

·         Verticales: 

·         Horizontales: 

·         Mixtos 

·         De Bloque

·         Circulares

VENTAJAS

* Obliga a sus autores a aclarar las ideas.

* Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.

* Muestra quien depende de quién.

* Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus partes. Fuertes y débiles.

* Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

* Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se proponga en la reorganización, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal.

DESVENTAJAS:

* No muestra más que las relaciones formales.

*Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales.

* No muestra la legión de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo más importante que las relaciones formales.

Comentario: El manual de organizaciones nos ayuda a definir las áreas en las empresas y sobre todo a encaminar los logros de las mismas en base a los requerimientos que la empresa busca, y de ahí la importancia de los organigramas para definir los puestos, y obligaciones dentro de la organización y de esa manera aplicar los manuales para lograr el mejoramiento de la empresa.

3.2 MANUAL DE POLITICAS

DEFINICIÓN

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

OBJETIVO

·         Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

·         Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.

·         Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

·         Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

·         Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

·         Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

IMPORTANCIA

Representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

Ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

VENTAJAS

·         Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.

·         Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.

·         Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.

·         Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

·         Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

·         El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

TIPOS DE MANUALES

Ø  Manuales Generales de Políticas. Abarcan todo el organismo social, incluye todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

1. Manuales específicos de Políticas. Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular.

CONTENIDO DEL MANUAL DE POLITICAS.

1.     Índice

Objetivos del Manual

Alcance

Como usar el manual

Revisiones y recomendaciones

2.     Introducción

3.     Organigrama

4.     Declaraciones de Políticas

DESARROLLO DE POLITICAS.

1. Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate.

2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional para:

* Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir.

* Precisar los límites a que llegarán las políticas.

* Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas.

* Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva.

* Aprobación de las políticas por la dirección superior.

* Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas.

DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS POLITICAS

1. PROPOSITO.

2. DEFINICION.

3. CONTENIDO.

4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACION.

PREPARACION DEL MANUAL

Es determinar lo que se desea lograr. Una vez determinados los objetivos, habrá que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, Todos los manuales administrativos tienen un propósito en común: "Obtener mejores resultados".

Se iniciará la elaboración en sí del manual, iniciándose el procesamiento de la información, es decir; la integración propiamente de proceso de elaboración.

ELABORACION DEL MANUAL

Para la elaboración se debe uniformar criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad.

Algunas de las políticas que tratan con los niveles jerárquicos intermedios o inferiores son formuladas comúnmente por los jefes en sus respectivas áreas.

Comentario: Las políticas de una empresa una vez elaborado el de manuales de procedimientos, es fundamental debido a que define para la empresa las normas y lineamientos a seguir, es necesario contar con ellas y saber quienes las manejan para lograr los objetivos de la empresa y así poder darles seguimiento y modificarlas si se requirieran.   

3.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La elaboración de los manuales de procesos y su  control facilitan el éxito de la empresa en sus diferentes actividades.
 La buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos.
FINALIDAD.
Es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Un manual jamás podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.
Consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que, generalmente, lo combaten `de todas las formas posibles porque lo consideran innecesario.
CONCEPTO.
Manual de procesos es la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.
Tiene como propósito describir los procesos de una empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor.
El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo, acompañadas de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.
OBJETIVO.

·         Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

·         Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.

·         Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su incorporación al trabajo.

·         Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

·         Ser un instrumento útil para la orientación e información al cliente. Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo.

·         Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.

VENTAJAS
• Ayudan al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad.
• Son una fuente importante y constante de información sobre los trabajos en la empresa. Aumentan la predisposición del personal para asumir responsabilidades.
Son un elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las prácticas de trabajo institucionalizadas.
Representan una restricción a la improvisación que aparece en la empresa de las más variadas formas.
Constituyen un instrumento efectivo de consulta, orientación y entrenamiento.
• Facilitan el proceso de hacer. Efectivas las normas, procesos y funciones administrativas.
• Evitan discusiones innecesarias y equívocos.
• Ayudan a fijar criterios y patrones, así como la uniformidad en la terminología técnica. Con esto, facilita la normalización de las actividades administrativas y productivas. Constituyen una memoria institucional.
REGLAMENTO
Dos aspectos que se deben analizar por sus implicaciones en la ejecución del trabajo.
El primero está relacionado con los procesos de trabajo propiamente dichos, en donde se presenta el paso a paso, el ejecutante, los documentos, sin el contenido de los aspectos reglamentarios.
El segundo se relaciona con las normas que se deben cumplir en la ejecución diaria del trabajo.
Facilita la realización de las labores, agilizar el trabajo y atender con prontitud al cliente.
CARACTERÍSTICAS

·         Satisfacer las necesidades reales de la empresa.

·         Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación.

·         Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas, mediante una diagramación que corresponda a su verdadera necesidad.

·         Redacción simple, corta y comprensible.

·         Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.

·         Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.

·         Tener un proceso continuo de revisión y actualización.

·         Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización.

·         Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.

Comentario: Un aspecto importante de los manuales de procedimientos es la utilización de aplicaciones de sistemas que permiten al usuario tener una actualización y consulta rápidas de ellos. Estos nos ayudan dentro de la empresa, que al consultarlos y aplicarlos la producción sea mas ágil, y esto con lleva a reducir los costos dentro de la empresa.