3.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La elaboración de los manuales de procesos y su  control facilitan el éxito de la empresa en sus diferentes actividades.
 La buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos.
FINALIDAD.
Es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Un manual jamás podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.
Consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que, generalmente, lo combaten `de todas las formas posibles porque lo consideran innecesario.
CONCEPTO.
Manual de procesos es la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.
Tiene como propósito describir los procesos de una empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor.
El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo, acompañadas de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.
OBJETIVO.

·         Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

·         Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.

·         Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que facilite su incorporación al trabajo.

·         Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

·         Ser un instrumento útil para la orientación e información al cliente. Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo.

·         Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.

VENTAJAS
• Ayudan al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad.
• Son una fuente importante y constante de información sobre los trabajos en la empresa. Aumentan la predisposición del personal para asumir responsabilidades.
Son un elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las prácticas de trabajo institucionalizadas.
Representan una restricción a la improvisación que aparece en la empresa de las más variadas formas.
Constituyen un instrumento efectivo de consulta, orientación y entrenamiento.
• Facilitan el proceso de hacer. Efectivas las normas, procesos y funciones administrativas.
• Evitan discusiones innecesarias y equívocos.
• Ayudan a fijar criterios y patrones, así como la uniformidad en la terminología técnica. Con esto, facilita la normalización de las actividades administrativas y productivas. Constituyen una memoria institucional.
REGLAMENTO
Dos aspectos que se deben analizar por sus implicaciones en la ejecución del trabajo.
El primero está relacionado con los procesos de trabajo propiamente dichos, en donde se presenta el paso a paso, el ejecutante, los documentos, sin el contenido de los aspectos reglamentarios.
El segundo se relaciona con las normas que se deben cumplir en la ejecución diaria del trabajo.
Facilita la realización de las labores, agilizar el trabajo y atender con prontitud al cliente.
CARACTERÍSTICAS

·         Satisfacer las necesidades reales de la empresa.

·         Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación.

·         Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas, mediante una diagramación que corresponda a su verdadera necesidad.

·         Redacción simple, corta y comprensible.

·         Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.

·         Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.

·         Tener un proceso continuo de revisión y actualización.

·         Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización.

·         Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.

Comentario: Un aspecto importante de los manuales de procedimientos es la utilización de aplicaciones de sistemas que permiten al usuario tener una actualización y consulta rápidas de ellos. Estos nos ayudan dentro de la empresa, que al consultarlos y aplicarlos la producción sea mas ágil, y esto con lleva a reducir los costos dentro de la empresa.