3.2 MANUAL DE POLITICAS

DEFINICIÓN

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

OBJETIVO

·         Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

·         Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.

·         Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

·         Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

·         Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

·         Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

IMPORTANCIA

Representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

Ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

VENTAJAS

·         Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.

·         Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.

·         Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.

·         Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

·         Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

·         El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

TIPOS DE MANUALES

Ø  Manuales Generales de Políticas. Abarcan todo el organismo social, incluye todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

1. Manuales específicos de Políticas. Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular.

CONTENIDO DEL MANUAL DE POLITICAS.

1.     Índice

Objetivos del Manual

Alcance

Como usar el manual

Revisiones y recomendaciones

2.     Introducción

3.     Organigrama

4.     Declaraciones de Políticas

DESARROLLO DE POLITICAS.

1. Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate.

2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional para:

* Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir.

* Precisar los límites a que llegarán las políticas.

* Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas.

* Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva.

* Aprobación de las políticas por la dirección superior.

* Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas.

DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS POLITICAS

1. PROPOSITO.

2. DEFINICION.

3. CONTENIDO.

4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACION.

PREPARACION DEL MANUAL

Es determinar lo que se desea lograr. Una vez determinados los objetivos, habrá que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, Todos los manuales administrativos tienen un propósito en común: "Obtener mejores resultados".

Se iniciará la elaboración en sí del manual, iniciándose el procesamiento de la información, es decir; la integración propiamente de proceso de elaboración.

ELABORACION DEL MANUAL

Para la elaboración se debe uniformar criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad.

Algunas de las políticas que tratan con los niveles jerárquicos intermedios o inferiores son formuladas comúnmente por los jefes en sus respectivas áreas.

Comentario: Las políticas de una empresa una vez elaborado el de manuales de procedimientos, es fundamental debido a que define para la empresa las normas y lineamientos a seguir, es necesario contar con ellas y saber quienes las manejan para lograr los objetivos de la empresa y así poder darles seguimiento y modificarlas si se requirieran.