3.3 MANUAL DE ORGANIZACIONES

CONCEPTO

Es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, características, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organización, así también un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad. Proporciona información a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización.

IMPORTANCIA

·         Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación.

·         Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia

·         Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones.

ELABORACION

·         Se creara un equipo técnico para la elaboración del MOF

Constitución del equipo técnico Revisan y verifican conclusiones del análisis de los puestos con respecto a sus actividades y deberes. Implica un esfuerzo común entre el equipo técnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.

El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo: Se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación. Se toma en cuenta la experiencia laboral el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.

1º Análisis de Jerarquización

2º Análisis desde los objetivos institucionales

3º Elaborar la descripción del puesto:

4º Revisión del análisis con los participantes:

5º Llenar los formatos del MOF

DESCRIPCION DEL PUESTO

 IDENTIFICACION

FUNCION BASICA

FUNCIONES ESPECÍFICAS, ACTIVIDADES Y TAREAS

FACTORES DE EVALUACION COORDINCION

SUPERVISION

CONDICIONES DE TRABAJO

PERFIL DEL PUESTO

COMPETENCIAS

 

ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación, la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, como los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.

Se debe acompañar por el Manual de Organización y Funciones (MOF) la necesidad de esto radica en que no podemos señalar en un pliego todo lo que cada departamento o sección debe hacer; es decir, el organigrama te muestra las funciones generales (primarias) de los departamentos y secciones, mientras que el MOF, las funciones específicas de dichas generales e incluso los procedimientos más adecuados y eficientes.

CLASES DE ORGANIGRAMAS

POR SU FINALIDAD:  se divide en cuatro tipos de organigramas:

·         Informativo

·         Analítico

·         Formal

POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

·         Generales

·         Específicos 

POR SU CONTENIDO:  Se divide en tres tipos de organigramas:

·         Integrales

·         Funcionales                           

·         De puestos, plazas y unidades

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Se divide en cuatro tipos de organigramas:

·         Verticales: 

·         Horizontales: 

·         Mixtos 

·         De Bloque

·         Circulares

VENTAJAS

* Obliga a sus autores a aclarar las ideas.

* Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.

* Muestra quien depende de quién.

* Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus partes. Fuertes y débiles.

* Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

* Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se proponga en la reorganización, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal.

DESVENTAJAS:

* No muestra más que las relaciones formales.

*Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales.

* No muestra la legión de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo más importante que las relaciones formales.

Comentario: El manual de organizaciones nos ayuda a definir las áreas en las empresas y sobre todo a encaminar los logros de las mismas en base a los requerimientos que la empresa busca, y de ahí la importancia de los organigramas para definir los puestos, y obligaciones dentro de la organización y de esa manera aplicar los manuales para lograr el mejoramiento de la empresa.