4.1 INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

CONCEPTOS.-

La finalidad del estudio de sistemas y procedimientos administrativos es ayudar a la alta gerencia a planear y obtener las metas de la organización, a que haga del conocimiento general lo que se persigue, y contribuir a que el personal pueda satisfacer esos deseos. La revisión de ambos elementos de la administración busca mejorar los métodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante la eliminación de la duplicidad de funciones, ineficiencias, desperdicios, así como desechar procedimientos anticuados. Con el fin de perseguir un logro de un objetivo  común con arreglo a procedimientos establecidos.

Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función. Un sistema se compone:

Elementos físicos:

-Formas
-Reportes
-Equipo
-Material
-Papel

Elementos de información:

-Datos
-Archivo de datos (memoria)
-Instrucciones, ¿cómo hacerlo?
-Procedimientos, ¿qué hacer y cómo hacerlo? (método)
-Medidas evaluaciones-comparaciones

Elementos humanos:

-Quién
-Acciones tomadas
-Conexiones-interrelaciones

Un sistema es una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrolla- dos de acuerdo a un esquema integrado para lograr una mejor actividad de la empresa.

Procedimiento: Puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pago de nómina, adquisición de mobiliario, selección y contratación de personal, control de existencias de medicamentos, etcétera.

Un procedimiento se caracteriza:

   - Por no ser un sistema. El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisición y enajenación de bienes, sistema de mantenimiento, sistema de contabilidad y control presupuestal, sistema de administración y desarrollo de personal, etcétera.

  -  Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a cómo un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo. Ejemplos: la capacitación de personal, la desconcentración de facultades, la implantación de un sistema, etcétera.

-  Por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. Ejemplos: hacer una visita médica, recibir correspondencia, elaborar pedidos, etcétera.

Simplificación del trabajo: Es el uso organizado del sentido común para encontrar formas más fáciles y mejores de realizar una tarea. Posibilita la racionalización de las tareas, lo que permite el abatimiento de costos, menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa.

La simplificación del trabajo presupone el mejor método de trabajo" el más fácil; proporciona también un enfoque organizado que no sólo hace que la supe- ración personal sea más fácil, sino que además se ajusta como una modalidad conveniente y continua. De los índices parciales, el más usado es el de la productividad del trabajo, el cual relaciona la producción obtenida durante un periodo determinado, respecto a los recursos empleados para ello. También puede expresarse como el número de bienes o servicios producidos por cada empleado. La unidad de medida en la duración del trabajo puede ser de una hora, un día, un mes, un año, etcétera.

Comentario: Los sistemas y procedimientos son los que mantienen una empresa en marcha debido a que una empresa que no cuente con los pasos, norma y reglas . Seria una empresa que no se pueda manejar correctamente. La empresa es un ente economico: publico o privado con el fin de producir o dar un servicio cual sea su fucion debe contar con normas y reglas.