SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO ARMA ESTRATÉGICA
Al considerar el término “oficina del futuro” de un ejecutivo, pensamos en que ella está integrada por un gran número de terminales de un computador, junto a una amplia profusión de datos y gráficos. En ella permanece en su jornada de trabajo el ejecutivo de la empresa dedicado al seguimiento y control del medio interno y externo de la misma, y a la formulación, ejecución y evaluación de las estrategias competitivas.
Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos. Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. El computador facilita a los tomadores de decisiones, la obtención, análisis y evaluación de enormes cantidades de información en forma rápida y exacta. La mayoría de las herramientas analíticas de procesamiento de la información se pueden programar en aplicaciones, con el objeto de proporcionar datos transformados en información estratégica provechosa.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas. Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos.
La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará.
Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución todos los recursos y el trabajo de las organizaciones: los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
El Sistema de Información Administrativa ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo.
Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan:
a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes.
b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia más eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.
Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA.
1) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza el que va a ser elaborado.
2) Estudiar el de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA.
3) Estudiar la posición estratégica de la compañía.
4) Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.
5) Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA.
6) Establecer los objetivos estratégicos del SIA.
7) Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia.
8) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.
9) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.
10) Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.
11) Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren.
Razones fundamentales para planear los S.I.
· Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos a corto plazo.
· Concentrarse en los objetivos del S.I.A.
· Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema de información administrativa.
· Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de información
· Sentar las bases para controlar los proyectos del S.I.A.
· Equilibrar los costos y beneficios del S.I.A.
· Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas, con los cual se evita una resistencia al cambio.
Objetivos de la planeación de sistemas son:
· Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicación
en las líneas organizacionales.
· Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos
del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de exito.
· Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.
· Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso instalar, operar y
darles mantenimiento.
· Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.
· Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información congruentes,
generales, inter organizacionales y que abarquen toda la empresa.
· Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.
Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son:
· Que el S.I.A. forme parte del plan estratégico de la compañía
· Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.
a) Sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio,
b) Se considera como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio, se combinen y se vuelvan más explícitas; y no solo como proveedores de soluciones,
c) Es el carácter concreto a la estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas,
d) Es un valioso instrumento que permite la posibilidad de ampliación y de juicio.
La Tecnología de Computadores, ha invadido todos los sectores de la sociedad. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónicas, los computadores tipo escritorio, la transferencia electrónica de fondos, las paginas electrónicas para simulación y los sistemas de apoyo a decisiones estratégicas, son algunas de las muchas aplicaciones exitosas de los computadores al campo de los negocios.
“Los computadores sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio. Deben considerarse como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio se combinen y se vuelvan más explícitas y no sólo proveedores de soluciones. Es el carácter concreto de esta estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas, lo valioso de su capacidad de ampliación y de juicio.
Todos los sistemas de información implican tres (3) actividades principales:
1. Reciben datos como entrada.
2. Procesan los datos por medio de cálculos.
3. Combinan elementos de los datos, actualizan cuentas, etc., y proporcionan información manual, electromecánica y computarizada.
En tres (3) funciones:
1. Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones.
2. Sistema de Información para Administradores.
3. Sistema de Información de Informes Financieros Externos.
Sistema de Información para Administradores
En este sistema se muestran cuatro (4) clases generales de información creada por computadora, esta información puede servir para control de operaciones, planeación estratégica y a largo plazo, y a corto plazo, control administrativo y solución de problemas especiales. Es un sistema computarizado, los programas de cómputo pueden monitorizar continuamente transacciones que entran y están siendo procesadas para detectar en forma automática circunstancias excepcionales que requieren la atención del administrador.
Por ejemplo, condiciones en las que no hay inventario debido a una transacción de ventas o una de crédito de ventas que fue aceptada para procesamiento, aunque el cliente ya se haya pasado de su límite de crédito, puede ser detectada por el sistema como una excepción. La mayoría de los informes para control administrativo están basados en resúmenes de los archivos maestros transacciones y no en las transacciones directamente.
Como utilizar la información para tomar decisiones.
Un sistema de información gerencial operativo es particularmente importante en el medio social y económico actual, en el cual los gerentes necesitan tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la capacidad financiera, la satisfacción de los clientes y el control de calidad. Los directores mencionados no pueden tomar decisiones que aseguren la supervivencia, ampliación y rentabilidad de sus programas y organizaciones, si el sistema de información gerencial no produce información completa, exacta y regular. Estas importantes decisiones incluyen:
· Selección apropiada de objetivo para fijar metas;
· Selección apropiada de formas de distribución de productos y servicios
· Coordinación de actividades del sector público y del sector privado;
· Establecimiento de tarifas que cubran los costos fijos de los productos y servicios;
· Desarrollo de modelos para la prestación de servicios y la satisfacción de los clientes.
Como puede ayudar un SIG efectivo a un administrador.
Un sistema de información gerencial efectivo proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales.
Un sistema de información gerencial, reúne datos sobre la variedad de funciones de una organización lo que permite a un administrador planear, hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeño de la empresa de manera integral. Un sistema de información gerencial no necesita ser complejo. Debe proporcionar las bases que se requieren para tomar decisiones. Los datos que se necesitan para la planeación, seguimiento y evaluación se tomarán de diversas fuentes.
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa. El desarrollo o mejoramiento de tal sistema, es, generalmente, una tarea organizacional de gran envergadura.
Necesidades de información
Considerar las necesidades especiales de información de la organización. Por ejemplo:
¿Se encuentra el producto/servicio en una fase de desarrollo incipiente o avanzada? Considerar que:
· Un producto/servicio que acaba de comenzar, requiere de información básica, tal como número de usuarios nuevos y número de usuarios regulares, etc.
· Un producto/servicio que llega a todos los miembros del grupo objetivo, necesita información para evaluar la calidad de los servicios.
¿El producto/servicio es completamente financiado o los clientes pagan por los servicios? Considerar que:
· Un programa subsidiado, necesita información sobre el número de clientes por cada servicio para establecer tasas para los reembolsos.
· Un programa en el cual los usuarios pagan por los servicios que reciben, necesita información sobre todos los costos que tienen relación con los servicios para determinar tarifas justas y accesibles. Cuando se cobra por los servicios, mejora la confiabilidad de la información recolectada porque se tienen parámetros distintos para evaluar tales servicios.
Tipos de información disponible
Considerar el tipo de información disponible en formularios, registros y archivos para la toma de decisiones. Por ejemplo:
· Los registros de usuarios pueden proporcionar información importante sobre el perfil de los clientes.
· Los archivos pueden dar información importante sobre usuarios nuevos, activos y sobre aquellos que cambiaron a otro método.
Información que no se registra
· Los registros de usuarios pueden no proporcionar información acerca de efectos secundarios y complicaciones, ni sobre usuarios que abandonan el producto/servicio
· Los registros o informes de supervisión pueden no dar información sobre la calidad de los servicios prestados
· Los registros pueden no establecer distinciones entre los usuarios activos y los nuevos.
· Los formularios utilizados pueden no brindar información oportuna sobre el consumo de productos lo cual es necesario para determinar la cantidad que se necesita y cuándo se deben solicitar dichos productos.
Frecuencia de la recolección de información
· La información sobre los usuarios nuevos y sobre métodos que se solicitan por primera vez, se necesite regular y frecuentemente para dar seguimiento en la cobertura de objetivos a niveles local y regional.
· La información de tipo demográfico, se requiera con menos frecuencia, para ayudar en la planificación de un producto/servicio.
· La información financiera, se requiere regular y frecuentemente para llevar un control de los gastos y de los presupuestos.
· Las evaluaciones rápidas (o las encuestas a pequeña escala), son útiles para obtener información en temas tales como el cambio de métodos, los usuarios que abandonan el producto/servicio.
· Los grupos focales (discusiones guiadas en un grupo seleccionado de personas), proporcionan buena información de los usuarios, sobre las razones para la satisfacción o insatisfacción con los servicios y de otro tipo o con el personal, la efectividad de los mensajes la receptividad y disposición de ciertos grupos hacia el producto/servicio, etc.
· Pequeños proyectos de investigación operacional, informan sobre diferentes formas de distribución de producto/servicio o sobre la efectividad de canales de distribución de los sectores público y privado.
Análisis e interpretación
· La dirección requiera información resumida sobre el costo y calidad de los servicios, sobre la satisfacción de los clientes y sobre las razones para descontinuar o cambiar métodos, y para determinar cómo mejorar las estrategias y calidad del programa.
· Los supervisores necesiten información sobre el número de usuarios que serán atendidos por cada trabajador para determinar los medios más efectivos para apoyar el trabajo y hacer un mejor seguimiento del mismo.
· Los trabajadores necesiten información sobre los requerimientos de cada usuario para planear visitas de consejería.
El análisis de las obligaciones de un puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el analista de sistemas.
Necesidades de información para administrar subsistemas organizacionales: La organización puede verse desde cinco perspectivas distintas. En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Esas cinco perspectivas (o dimensiones) de la empresa son:
· Unidades estratégicas de negocios
· Fases
· Centros de costos
· Sistemas de recursos y
· Sistema de la zona geográfica
Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance.
Informes orientados al futuro: planeación y toma de decisiones: Esta clase de informes se ocupa del resultado dela investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro.
Jerarquía de los informes: Aunque los informes sobre el desempeño constituyen una jerarquía, esa estructura se centra en el rendimiento, costo y tiempo. Al usar el enfoque de la jerarquía, primero hemos de interpretar la organización en términos de los niveles específicos de las jerarquías
Necesidades externas de los informes: los organismos públicos de la legislación federal y estatal requieren muchos informes externos. El tipo de informe, su frecuencia, el contenido específico, los receptores y los registros de respaldo dependen de la naturaleza de la compañía (publica o privada), del numero de empleados y de la naturaleza del negocio o industria donde realiza sus operaciones.
Distribución y restricciones: La estructura del sistema de informes y la distribución interna son interdependientes. Cuanto más grande sea el alcance de un informe, mayores probabilidades habrá de que sirva a más gerentes. A mayor número de resúmenes que contengan los informes detallados corresponderá una cantidad también mayor de niveles gerenciales que lo utilicen.
Análisis de factibilidad: Esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema de información administrativa.
La introducción de un sistema de información administrativa supone cambios en las funciones, condición y poder de los individuos. El sistema de información administrativa deberá proporcionar por lo menos información sobre estas transacciones para facilitar su control.
La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las tomas de decisiones; por ello el diseñador de sistemas ha de saber quienes son esas personas y averiguar sus funciones. Casi siempre el diseñador debe aceptar la organización y la estructura de decisiones tal como son y luego planear el SIA para ambas.
Identificación de los problemas de la compañía: Una vez estudiados los objetivos de la compañía y la estructura del sistema que existen para alcanzarlos, queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y conseguirlos.
Aunque muchos problemas son comunes a todas las compañías, hay algunos que son crónicos o peculiares en determinadas empresas. Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales: Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar las metas de su compañía. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni manuales de procedimiento, el analista aplicará parte de su tiempo a bosquejar los sistemas de operación, a descubrir los puntos de decisión y estudiar los informes destinados a la gerencia.
Determinación de las necesidades de información: Para el diseño adecuado del SIA se requiere una formulación clara de las necesidades de información de cada gerente. Las compañías se equivocan al invertir grandes sumas en hardware y software y lo que realmente necesitan es disponer de información que mejore las percepciones de los gerentes en áreas tan importantes como la identificación de problemas, las soluciones alternas, las oportunidades y riesgos, la planeación y control.
Determinación de las fuentes de información: Una vez descubiertos las principales necesidades de información de los gerentes y definidas la organización y estructuras de las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la información recabada.
Documentación del diseño conceptual
Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseño conceptual del sistema, no son suficientes para registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal.
Para el diseño conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del negocio o organización, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente diseñar en forma aproximada los principales componentes del SIA. El costo, el desempeño, y los programas de proyecto limitan el diseño definitivo.
No me sirvio pero buen articulo
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