Es importante destacar que la teoría de los sistemas es plenamente aplicable a la Administración organizacional y por ello es útil tenerla en cuenta cuando hablamos de planeación estratégica. Esta teoría considera que un sistema es un conjunto de elementos, interrelacionados, tendientes a cumplir un determinado conjunto de objetivos. Esto es importante porque la definición de Planeación Estratégica y Planeación Operativa debería considerarse respecto del sistema bajo análisis, y no respecto a un ente rígido.
PLANEACIÓN DE SISTEMAS
Reseña De Análisis De Sistemas
Los métodos de desarrollo de sistemas orientados a la estructura de los datos tienen un enfoque y una notación distintos, todos tienen algunas características comunes:
- Todos ayudan a los analistas en la identificación de los objetos de información clave (también llamados entidades o elementos) y de las operaciones (llamadas acciones o procesos)
- Todos asumen que la estructura de la información es jerárquica.
- Todos requieren que se represente la estructura de los datos usando las construcciones secuencia, selección y repetición.
- Todos proporcionan un conjunto de pasos para transformar una estructura jerárquica de los datos en una estructura de programa.
Etapas De La Planeación Estratégica De Sistemas: Para llevar a cabo una planeación de sistemas se requiere de 3 pasos:
1. 1.-Establecer las metas de los sistemas. Este paso implica la revisión de la dimensión de las operaciones de la organización, las políticas de sistemas y el plan de la empresa. El objetivo principal es establecer las metas de la organización y enlazarlas con las metas de los sistemas. Empiezan a surgir ideas de proyectos en sistemas para dar soporte a estas metas. A partir de este proceso de investigación se plantean metas generales de sistemas de información. Estas metas pueden proponerse como :
Ø diseño e implementación de sistemas que apoyen a las metas organizacionales.
Ø aprovechar las oportunidades de negocios proporcionadas por las nuevas tecnologías informáticas y
Ø seguir una metodología de desarrollo de sistemas que interactúe con los usuarios y proporcione el estado de los sistemas.
2. 2.-Determinar y asignar prioridades a las solicitudes de proyectos de sistemas. Durante el paso anterior se tiene una gran comunicación entre los usuarios y el personal de sistemas. A partir de esta interacción empiezan a formalizarse los proyectos, formado por algunas ideas de los usuarios como ideas provenientes por el personal de sistemas. Siendo en cualquier caso, se producen solicitudes de proyectos de sistemas y se realiza en un intercambio libre de ideas. Para ello ninguna compañía, ni su sistema de información cuentan con los recursos necesarios para atender a las solicitudes de proyectos de sistemas, ni todas las solicitudes son buenas.
3. 3.-Evaluar los recursos y la capacidad de los sistemas.
DISEÑO DEL SISTEMA
El diseño del sistema es la estrategia de alto nivel para resolver problemas y construir una solución. Éste incluye decisiones acerca de la organización del sistema en subsistemas, la asignación de subsistemas a componentes hardware y software, y decisiones fundamentales conceptuales y de política que son las que constituyen un marco de trabajo para el diseño detallado
El diseño de sistemas es la primera fase de diseño en la cual se selecciona la aproximación básica para resolver el problema. Durante el diseño del sistema, se decide la estructura y el estilo global. La arquitectura del sistema es la organización global del mismo en componentes llamados subsistemas. Al tomar decisiones de alto nivel que se apliquen a todo el sistema, el diseñador desglosa el problema en subsistemas, de tal manera que sea posible realizar más trabajo por parte de varios diseñadores que trabajarán independientemente en distintos subsistemas. El diseñador de sistemas debe tomar las siguientes decisiones:
- Organizar el sistema en subsistemas
- Identificar la concurrencia inherente al problema
- Asignar los subsistemas a los procesadores y tareas
- Seleccionar una aproximación para la administración de almacenes de datos
- Manejar el acceso a recursos globales
- Seleccionar la implementación de control en software
- Manejar las condiciones de contorno
- Establecer la compensación de prioridades
En el ámbito empresarial, considerando a toda la empresa como sistema bajo análisis, la Planeación Estratégica ayuda a que las empresas tengan claros sus objetivos y así puedan definir un programa de acciones para realizarlos. De esa manera se separa una problemática compleja en porciones pequeñas que se han de ir realizando poco a poco. Durante la planeación estratégica se debería definir la visión y los objetivos de la organización. La planeación estratégica nos ayuda a identificar oportunidades basándonos en experiencias vividas, analizando los factores críticos de éxito los cuales podemos atacar para mejorar ya sea a corto, mediano o largo plazo.
El proceso de Planeación, Ejecución, Seguimiento/Evaluación y Sistematización de cualquier Proyecto, supone la realización, en una forma lógica y coherente, de varios pasos o fases de reflexión y acción que parten de la formulación de una Situación Final deseada hasta llegar a la medición/valoración de los resultados obtenidos y la generación de lecciones aprendidas a través de la ejecución de las actividades acordadas en el Proyecto. Este proceso es la base del Sistema de Planeación, Seguimiento.
Evaluación y Sistematización de Proyectos.
Se llama Sistema porque es un proceso dinámico de retro-alimentación permanente en cada una de las fases; por ejemplo, la definición de las Situaciones Iniciales (uno de los pasos de la planeación), nos da elementos para revisar y ajustar la Situación Final deseada que hemos definido previamente (en uno de los primeros pasos de la planeación); así mismo, cuando ejecutamos los proyectos y realizamos el Seguimiento, éste nos aporta información que nos ayuda en caso necesario a corregir nuestro rumbo, porque nos permite saber si lo que estamos haciendo nos lleva o no a alcanzar la Situación Final y los Resultados que nos hemos propuesto- Igual ocurre con la Evaluación, que además de permitirnos adecuar el rumbo (cuando se realiza dentro del trayecto de intervención), nos facilita aprender de la experiencia, compartir con otros esos aprendizajes y, a partir de ellos, generar nuevo conocimiento (Sistematización).
Cada uno de los elementos de este proceso conforma un Subsistema que, en el Sistema, se interrelaciona con los demás Subsistemas en la forma indicada en el siguiente gráfico:
El Sistema de Planeación, Seguimiento y Evaluación - SPSE- es, en términos generales, un conjunto de procedimientos y mecanismos de recolección y análisis de información sobre:
• Lo que se quiere lograr con una intervención.
• La situación de una población, de los grupos beneficiarios concretos en una zona o sitio determinado antes, durante y después de nuestra intervención o proyecto.
• La ejecución técnica y financiera del proyecto.
• Los Resultados logrados con el Proyecto, es decir, los efectos e impactos que el proyecto ha provocado en la población o grupos beneficiarios a nivel individual (personal familiar), organizacional y social.
El Sistema permite, por tanto, contar con información relevante y oportuna para toma de decisiones en cuanto a las mejores estrategias posibles para alcanzar lo que nos proponemos (la planeación), a los reajustes y/o modificaciones necesarios considerando los cambios que se van dando en el contexto y en la situación de los grupos beneficiarios; y la forma en que vamos avanzando hacia el logro de los Resultados esperados.
Características del Sistema de Planeación, Seguimiento y Evaluación
• Sistémico, está conformado por "Subsistemas": la planeación, el seguimiento y la evaluación que aún cuando son independientes entre sí, se relacionan y articulan en el ciclo de proyectos al interior de cada grupo u Organización. Por eso podemos entrar por cualquiera de los tres subsistemas y siempre se estará retroalimentando a los otros dos; lo que se haga en uno afectará a los otros subsistemas.
• Prospectivo, porque el punto de partida siempre es la visualización del futuro deseado y no situaciones históricas o presentes. La definición de Situaciones Futuras deseadas es el punto de partida, es la manifestación de nuestra intencionalidad y el marco para analizar las acciones e intervenciones realizadas en función de alcanzarlas.
• Estratégico, porque se centra en la implementación, análisis y verificación de "estrategias de acción" y no tanto de actividades, para el logro de las situaciones finales deseadas; es decir, se trata de una acción "intencionada", que busca "torcer/cambiar" las tendencias históricas para llegar a la Situación Final propuesta.
• Participativo, porque enfatiza y requiere la participación de los diferentes actores y actoras involucrados/interesados en los proyectos/procesos de desarrollo social y parte de acciones/procesos de auto seguimiento y autoevaluación en las diferentes instancias o niveles que intervienen.
• Descentralizado porque reconoce y fortalece diferentes intereses y niveles de responsabilidad en la planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de las acciones de desarrollo, las cuales al estar articuladas y relacionadas entre sí, permiten miradas más globales e integrales de dichas acciones y una racionalización en el uso de los recursos- En este sentido, es posible trabajar en forma independiente pero interrelacionada en los niveles local, regional y nacional, sin perder la coherencia del Sistema,
• Enfoque de Género, en el sentido que asume la opción de la búsqueda de equidad/igualdad entre mujeres y hombres en cualquier intervención social. Es decir, cualquier Programa o Proyecto debe tener en cuenta en forma clara y transversal dicha dimensión.
La necesidad del análisis y diseño de sistemas.
El análisis y diseño de sistemas, tal como es ejecutado por los analistas de sistemas, busca analizar sistemáticamente la entrada de datos o el flujo de datos, el proceso o transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información dentro del contexto de un negocio particular. Además, el diseño y análisis de sistemas es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de los negocios que pueden ser logradas por medio del uso de sistemas de información computarizados. La instalación de un sistema sin la planeación adecuada lleva a grandes frustraciones, y frecuentemente causa que el sistema deje de ser usado.
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