4.2 DIAGRAMAS DE FLUJO ORGANIZACIONALES

4.2 DIAGRAMAS DE FLUJO ORGANIZACIONALES.

Un diagrama de flujo es la representación grafica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución; en pocas palabras es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación grafica de un procedimiento o parte de este; el diagrama  de flujo como su nombre lo dice representa el flujo de información de un procedimiento.

Métodos que se pueden llevar a cabo en procedimientos de los arreglos (vector), ya sean en forma de ordenación, como de búsqueda:

• El método de ordenación es una de los procedimientos más comunes y útiles en el procesamiento de datos, es la clasificación u ordenación de los mismos. Se considera ordenar al proceso de reorganización un conjunto dado de objetos en una secuencia determinada.
• El método burbuja, es el más conocido y popular entre estudiantes y aprendices de programación,  por su facilidad de comprensión y programación.
•   El método de búsqueda es una operación que tiene por objeto la localización de un elemento dentro de la estructura de datos.
•   Encontramos dos técnicas que utiliza este método de acceso, para encontrar elementos dentro de un array: Búsqueda secuencial y búsqueda binaria. La búsqueda secuencial: es la técnica más simple para buscar un elemento en un arreglo. Consiste en recorrer el arreglo elemento a elemento e ir comparando con el valor buscado (Clave). El resultado de la búsqueda es un solo valor, y será la posición del elemento buscado o cero. La búsqueda binaria es el método más eficiente para encontrar elementos en un arreglo ordenado. El proceso comienza comparando el elemento central del arreglo con el valor buscado.

Los diagramas de flujo (o flujo gramas) son diagramas que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción. La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa está ahora disponible para ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo. Ventajas de los Diagramas de Flujo  Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.  Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.  Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso. Símbolos se Emplean en los Diagramas de Flujo. Los símbolos tienen significados específicos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas. Los símbolos más comunes son : Desarrollo del Diagrama de Flujo. Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación grafica de un procedimiento o parte de este; el diagrama de flujo como su nombre lo indica representa el flujo de información de un procedimiento. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistemas. Son importantes los diagramas de flujo en toda organización  y departamento, ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura. Los diagramas de flujo son importantes para el diseñador por que le ayudan en la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración. Acciones previas a la realización del diagrama de flujo :  Identificar a los participantes de la reunión donde se desarrollará el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.  Definir que se espera obtener del diagrama de flujo.  Identificar quién lo empleará y cómo.  Establecer el nivel de detalle requerido.  Determinar los límites del proceso a describir.  Los pasos  para construir el diagrama de flujo son :  Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.  Identificar y listar las principales actividades/sub-procesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.  Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listar las también.  Identificar y listar los puntos de decisión.  Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.  Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido. Ejemplo : Reparación de la PC MACRO Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de información requerida por el usuario del mismo. Probablemente la dirección de la empresa no esté interesada en los detalles y le sea suficiente una descripción genérica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro. En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitación de nuevos empleados o la búsqueda de oportunidades de mejora, será necesario disponer de una descripción detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente. Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de detalles. MICRO Comentario: Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten detectar las actividades que agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias.En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema. Su utilización en estos ámbitos es tan importante, debido a que permiten la visualización de las actividades innecesarios y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras que otros trabajan con mucha holgura.

4.1 INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

CONCEPTOS.-

La finalidad del estudio de sistemas y procedimientos administrativos es ayudar a la alta gerencia a planear y obtener las metas de la organización, a que haga del conocimiento general lo que se persigue, y contribuir a que el personal pueda satisfacer esos deseos. La revisión de ambos elementos de la administración busca mejorar los métodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante la eliminación de la duplicidad de funciones, ineficiencias, desperdicios, así como desechar procedimientos anticuados. Con el fin de perseguir un logro de un objetivo  común con arreglo a procedimientos establecidos.

Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función. Un sistema se compone:

Elementos físicos:

-Formas
-Reportes
-Equipo
-Material
-Papel

Elementos de información:

-Datos
-Archivo de datos (memoria)
-Instrucciones, ¿cómo hacerlo?
-Procedimientos, ¿qué hacer y cómo hacerlo? (método)
-Medidas evaluaciones-comparaciones

Elementos humanos:

-Quién
-Acciones tomadas
-Conexiones-interrelaciones

Un sistema es una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrolla- dos de acuerdo a un esquema integrado para lograr una mejor actividad de la empresa.

Procedimiento: Puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pago de nómina, adquisición de mobiliario, selección y contratación de personal, control de existencias de medicamentos, etcétera.

Un procedimiento se caracteriza:

   - Por no ser un sistema. El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisición y enajenación de bienes, sistema de mantenimiento, sistema de contabilidad y control presupuestal, sistema de administración y desarrollo de personal, etcétera.

  -  Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a cómo un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo. Ejemplos: la capacitación de personal, la desconcentración de facultades, la implantación de un sistema, etcétera.

-  Por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. Ejemplos: hacer una visita médica, recibir correspondencia, elaborar pedidos, etcétera.

Simplificación del trabajo: Es el uso organizado del sentido común para encontrar formas más fáciles y mejores de realizar una tarea. Posibilita la racionalización de las tareas, lo que permite el abatimiento de costos, menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa.

La simplificación del trabajo presupone el mejor método de trabajo" el más fácil; proporciona también un enfoque organizado que no sólo hace que la supe- ración personal sea más fácil, sino que además se ajusta como una modalidad conveniente y continua. De los índices parciales, el más usado es el de la productividad del trabajo, el cual relaciona la producción obtenida durante un periodo determinado, respecto a los recursos empleados para ello. También puede expresarse como el número de bienes o servicios producidos por cada empleado. La unidad de medida en la duración del trabajo puede ser de una hora, un día, un mes, un año, etcétera.

Comentario: Los sistemas y procedimientos son los que mantienen una empresa en marcha debido a que una empresa que no cuente con los pasos, norma y reglas . Seria una empresa que no se pueda manejar correctamente. La empresa es un ente economico: publico o privado con el fin de producir o dar un servicio cual sea su fucion debe contar con normas y reglas.

3.3 MANUAL DE ORGANIZACIONES

CONCEPTO

Es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, características, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organización, así también un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad. Proporciona información a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización.

IMPORTANCIA

·         Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación.

·         Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia

·         Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones.

ELABORACION

·         Se creara un equipo técnico para la elaboración del MOF

Constitución del equipo técnico Revisan y verifican conclusiones del análisis de los puestos con respecto a sus actividades y deberes. Implica un esfuerzo común entre el equipo técnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.

El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo: Se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación. Se toma en cuenta la experiencia laboral el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.

1º Análisis de Jerarquización

2º Análisis desde los objetivos institucionales

3º Elaborar la descripción del puesto:

4º Revisión del análisis con los participantes:

5º Llenar los formatos del MOF

DESCRIPCION DEL PUESTO

 IDENTIFICACION

FUNCION BASICA

FUNCIONES ESPECÍFICAS, ACTIVIDADES Y TAREAS

FACTORES DE EVALUACION COORDINCION

SUPERVISION

CONDICIONES DE TRABAJO

PERFIL DEL PUESTO

COMPETENCIAS

 

ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación, la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, como los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.

Se debe acompañar por el Manual de Organización y Funciones (MOF) la necesidad de esto radica en que no podemos señalar en un pliego todo lo que cada departamento o sección debe hacer; es decir, el organigrama te muestra las funciones generales (primarias) de los departamentos y secciones, mientras que el MOF, las funciones específicas de dichas generales e incluso los procedimientos más adecuados y eficientes.

CLASES DE ORGANIGRAMAS

POR SU FINALIDAD:  se divide en cuatro tipos de organigramas:

·         Informativo

·         Analítico

·         Formal

POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

·         Generales

·         Específicos 

POR SU CONTENIDO:  Se divide en tres tipos de organigramas:

·         Integrales

·         Funcionales                           

·         De puestos, plazas y unidades

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Se divide en cuatro tipos de organigramas:

·         Verticales: 

·         Horizontales: 

·         Mixtos 

·         De Bloque

·         Circulares

VENTAJAS

* Obliga a sus autores a aclarar las ideas.

* Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.

* Muestra quien depende de quién.

* Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus partes. Fuertes y débiles.

* Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

* Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se proponga en la reorganización, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal.

DESVENTAJAS:

* No muestra más que las relaciones formales.

*Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales.

* No muestra la legión de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo más importante que las relaciones formales.

Comentario: El manual de organizaciones nos ayuda a definir las áreas en las empresas y sobre todo a encaminar los logros de las mismas en base a los requerimientos que la empresa busca, y de ahí la importancia de los organigramas para definir los puestos, y obligaciones dentro de la organización y de esa manera aplicar los manuales para lograr el mejoramiento de la empresa.

3.2 MANUAL DE POLITICAS

DEFINICIÓN

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

OBJETIVO

·         Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

·         Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.

·         Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

·         Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

·         Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

·         Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

IMPORTANCIA

Representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

Ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

VENTAJAS

·         Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.

·         Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.

·         Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.

·         Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

·         Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

·         El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

TIPOS DE MANUALES

Ø  Manuales Generales de Políticas. Abarcan todo el organismo social, incluye todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

1. Manuales específicos de Políticas. Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular.

CONTENIDO DEL MANUAL DE POLITICAS.

1.     Índice

Objetivos del Manual

Alcance

Como usar el manual

Revisiones y recomendaciones

2.     Introducción

3.     Organigrama

4.     Declaraciones de Políticas

DESARROLLO DE POLITICAS.

1. Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate.

2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional para:

* Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir.

* Precisar los límites a que llegarán las políticas.

* Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas.

* Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva.

* Aprobación de las políticas por la dirección superior.

* Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas.

DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS POLITICAS

1. PROPOSITO.

2. DEFINICION.

3. CONTENIDO.

4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACION.

PREPARACION DEL MANUAL

Es determinar lo que se desea lograr. Una vez determinados los objetivos, habrá que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, Todos los manuales administrativos tienen un propósito en común: "Obtener mejores resultados".

Se iniciará la elaboración en sí del manual, iniciándose el procesamiento de la información, es decir; la integración propiamente de proceso de elaboración.

ELABORACION DEL MANUAL

Para la elaboración se debe uniformar criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad.

Algunas de las políticas que tratan con los niveles jerárquicos intermedios o inferiores son formuladas comúnmente por los jefes en sus respectivas áreas.

Comentario: Las políticas de una empresa una vez elaborado el de manuales de procedimientos, es fundamental debido a que define para la empresa las normas y lineamientos a seguir, es necesario contar con ellas y saber quienes las manejan para lograr los objetivos de la empresa y así poder darles seguimiento y modificarlas si se requirieran.